Zalecenia dla branży TSL przy organizacji przewozów

W związku z narastającym zjawiskiem kradzieży i wyłudzeń towarów w transporcie drogowym, członkowie Polskiej Izby Spedycji i Logistyki postanowili zaangażować się w walkę z tym procederem i wesprzeć środowisko TSL w działaniach na rzecz wyeliminowania tego problemu z rynku transportowego.

We wrześniu ubr. PISiL powołała Komisję ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw, w skład której wchodzą przedstawiciele firm zrzeszonych w Izbie. Jednym z efektów jej prac jest opracowanie pod przewodnictwem p. Andrzeja Szulca Przewodniczącego Komisji zaleceń dla branży TSL przy organizacji przewozów pt. „Vademecum bezpiecznego spedytora”, które publikujemy poniżej.

Obecnie największym problemem firm spedycyjnych są wyłudzenia towarów na fałszywe licencje drogowe oraz kradzieże na tzw. fałszywego przewoźnika. Wprowadzając w firmie zalecenia zawarte w poniższym vademecum, z pewnością przyczyni się to do zwiększenia bezpieczeństwa ładunków podczas organizacji ich transportu. Wdrożenie zaleceń nie wymaga nakładów finansowych, a jedynie nabranie pewnych nawyków organizacyjnych, które zwiększają czujność spedytorów na pewne zachowania oszustów i złodziei czyhających na każdy błąd, który może być wykorzystany do kradzieży lub wyłudzenia towaru.

Oczywiście żadne tego typu działania nie wyeliminują całkowicie procederu kradzieży, ale z pewnością pozwolą na usprawnienie systemów organizacyjnych w firmach pod kątem bezpieczeństwa. Dlatego zachęcamy wszystkich spedytorów do zapoznania się z poniższym wykazem zaleceń i jak najszybsze wprowadzenie ich w organizację pracy.

Vademecum bezpiecznego spedytora

A) ABY USTRZEC SIĘ KRADZIEŻY LUB WYŁUDZENIA ŁADUNKU PAMIĘTAJ O:

· Wprowadź w swojej firmie jednolite warunki podjęcia współpracy z nowym przewoźnikiem/kurierem i najlepiej wyznacz osoby za to odpowiedzialne. Idealnym rozwiązaniem jest uzyskanie statusu AEO lub certyfikatu ISO, który pozwoli na wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur.

· Oczywistym jest, że najlepiej zabezpiecza przed przestępczymi zagrożeniami, współpraca ze sprawdzonymi, stałymi podwykonawcami i partnerami, którzy zostali zweryfikowani w długotrwałej współpracy. Warto dążyć do takiego ,,zestawu” kontrahentów.

· Nigdy nie opieraj się na dokumentach przesłanych przez podwykonawcę telefaksem! Bezwzględnie żądaj dokumentów oryginalnych i weryfikuj je dokładnie poprzez sprawdzenie dokumentów:
- licencja przewozowa międzynarodowa: można sprawdzić jej autentyczność na stronie INSPEKCJI TRANSPORTU DROGOWEGO - ITD (dawniej w gestii BOTM) : http://gitd.gov.pl/ lub www.botm.gov.pl ,
- licencja przewozowa krajowa: licencje te sprawdza się w starostwie bądź urzędzie miejskim właściwym dla siedziby przewoźnika; w wielu urzędach można zweryfikować ten dokument przez telefon, jednak zdarza się wymóg przesłania zapytania e-mailem lub telefaksem,
- licencja na pośrednictwo przy przewozie rzeczy w transporcie drogowym – tzw. P.P.R. : sprawdza się tak samo jak licencję krajową,
- ubezpieczenie OCPD – żądaj dostarczenia oryginałów dokumentów do wglądu, aby ich kopie potwierdzić za zgodność z oryginałem, polisę ubezpieczeniową najlepiej zweryfikować u ubezpieczyciela, który ją wystawił. Sprawdź koniecznie na jaką sumę ubezpieczenia opiewa polisa.

- KRS lub wpis do rejestru działalności,
- decyzja o nadaniu NIP,
- zaświadczenie REGON.

· Żądaj listy kierowców zatrudnionych u przewoźnika, wraz z numerami ich dokumentów tożsamości i/lub prawa jazdy oraz informacją o dodatkowych uprawnieniach np. ADR . Taka lista, z ujętymi np. numerami rejestracyjnymi samochodów ciężarowych ma także praktyczny wymiar w działalności operacyjnej.

· Warto zażądać od przewoźnika co najmniej dwóch kontaktów referencyjnych od firm z nim współpracujących od dłuższego czasu lub telefonów stacjonarnych do siedziby firm, które mogą takich rekomendacji udzielić.

· Wymagaj samochodów wyposażonych w zabezpieczenia antywłamaniowe typu mechanicznego i elektronicznego np. autoalarmy, GPS, itp.

· Zadbaj o to aby wydanie towaru z magazynu odbywało się wyłącznie na podstawie upoważnień wystawianych na określonych kierowców i numery rejestracyjne samochodów.

· Dyscyplinuj kierowców aby powiadamiali o dostarczeniu towaru do odbiorcy i o wszelkich przeszkodach i nieprawidłowościach w trasie. Ma to też praktyczny wymiar w pracy operacyjnej.

* Przy ładunkach o dużej wartości warto zaplanować dokładnie trasę przejazdu i wskazać kierowcy postoje na parkingach strzeżonych –

- link do platformy parkingowejIRU, TRANSPark: http://www.iru.org/index/transpark-app

- link do platformy parkingowejSETPOS, TRUCKINFORM: www.truckinform.eu


B) ABY USTRZEC SIĘ PRZED PRZYJĘCIEM ZLECENIA OD OSZUSTA LUB NIESOLIDNEGO (TEŻ NIEPŁACĄCEGO) KLIENTA, WARTO PAMIĘTAĆ O:

1. Sprawdzenie klienta, danych ładunku, (przeładunku) i dokumentów:

- przyjmować każde zlecenie tylko w formie pisemnej

- koniecznie sprawdzić wiarygodność firmy – np. przez uzyskanie referencji od innych zleceniobiorców tego klienta, sprawdzenie klienta przez wywiadownię gospodarczą, giełdę transportową;

- nie przyjmować zleceń od klientów którzy mają wobec firmy przeterminowane  płatności za poprzednio wykonane usługi, bądź prowadzone są przeciwko nim rozprawy sądowe o zapłatę, lub zakończone w sądach sprawy o nieuregulowane płatności, mimo że klient oferuje np. bardzo dobre warunki finansowe; tego typu zlecenia można przyjąć – ale tylko za przedpłatą; godne polecenia jest zrobienie w firmie tzw. ,,czarnej listy” nieuczciwych kontrahentów;

- poprosić o dokumenty założycielskie klienta – najlepiej przesłane drogą pocztową, (a w najgorszym przypadku w postaci skanów drogą e-mailową, a potem pocztową).

- dążyć do zawarcia pisemnej umowy z klientem, w szczególności w przypadku dużej ilości ładunków, powtarzających się operacji transportowych lub wysokiej wartości ładunku;

- sprawdzić koniecznie jaki jest towar i jaką ma wartość; dotyczy to w szczególności transportu drogowego, gdzie podaje się często lakoniczne określenia, typu: ,,33 palety”, ,,auto standardowe”, ,,LKW 13,6m standard”, itp. zwroty bez podania nawet nazwy ładunku.  W przypadku ładunków o wysokiej wartości, np. powyżej 100 000 EUR, najlepiej pozyskiwać zlecenia tylko od znanych zleceniodawców;

- w przypadku kontroli dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia odprawy celnej, zachować szczególną staranność przy weryfikacji otrzymanych oryginalnych dokumentów, pod kątem ewentualnych nieprawidłowości bądź fałszerstw w tych dokumentach.


2. Weryfikacjastosowanych przez nieznanego zleceniodawcę środków łączności:

- Jeżeli zleceniodawca kontaktuje się przy pomocy telefonu komórkowego, podjąć dodatkowe środki ostrożności. Należy sprawdzić dane kontaktowe bezpośrednio w firmie zleceniodawcy lub poprzez giełdę transportową – jeśli klient jest na niej zarejestrowany.

- Przy wysyłaniu istotnych pism, warto sprawdzać wiadomości przesłane przez zleceniodawcę drogą elektroniczną (źródło wiadomości sprawdza się prawym przyciskiem myszki, po najechaniu kursorem na daną wiadomość) , a najlepiej prosić o dodatkowe potwierdzenie telefaksem i listownie.

- W przypadku wiadomości przesłanych telefaksem sprawdzić autentyczność numeru telefaksu.

- W przypadku otrzymania telefaksem istotnych informacji od zleceniodawcy – dotyczących np. zmian kadrowych, zmiany struktury organizacyjnej, dopominać się o przesłanie tej informacji także drogą pocztową.


3. Dodatkowe uwagi, bardziej w sferze dobrych rad:

- nie korzystać z wielu pośredników z branży TSL, najlepiej wręcz nie przyjmować takich zleceń;

- odrzucać zlecenia za wygórowane stawki przewozu od firm, których nie znamy;

- nie akceptować zleceń z bardzo odroczonymi terminami płatności;

- zasadniczo nie akceptować zleceń z płatnością gotówką za fracht – z wyjątkiem zleceń od osób fizycznych;

- sprawdzić w miarę możliwości warunki dotyczące rozładunku towaru (termin wyładunku, miejsce rozładunku itp.) oraz podejmować odpowiednie działania a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub też nieracjonalnych, nagłych zmian w warunkach dostawy, miejsca rozładunku;

- warto uzyskać oświadczenie klienta (np. jako zapis w zleceniu), odnośnie ubezpieczenia typu cargo zleconego towaru. W transporcie morskim sprawdzić polisę ubezpieczeniową i/lub inne zaświadczenia dotyczące ubezpieczenia - jeśli ładunek został ubezpieczony przez zleceniodawcę; ,,byle jaka firma” nie zawiera polisy typu cargo;

- nie podawać nieznanym klientom przez telefon stawek za nasze usługi.

Opracowano przez Komisję PISiL ds. bezpieczeństwa w łańcuchu dostaw

źródło: PISiL